FieldPilot

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tim Frenkel, Frenkel Systems, Ringstraße 34, 24103 Kiel
Telefon: 0177 3227261, E-Mail: frenkelsystems@outlook.com

2. Zwei Rollen

  • Website und Konten: Für den Besuch dieser Website, für Anfragen und für die Konten der Betriebe sind wir verantwortlich.
  • Daten im Betrieb: Was ein Betrieb über seine Kunden und Mitarbeitenden in FieldPilot einträgt, verarbeiten wir im Auftrag dieses Betriebs (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist dann der Betrieb. Wenn Sie Kunde eines Betriebs sind, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an ihn.

3. Hosting der Website

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA gehostet. Beim Aufruf verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).

4. Reichweitenmessung

Wir nutzen Vercel Analytics, um die Nutzung der Website statistisch auszuwerten (zum Beispiel Seitenaufrufe und Herkunftsland). Der Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Nachverfolgung. Besucher werden nur über einen kurzlebigen, anonymisierten Hash gezählt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Schriften

Die Schriften werden von unserem eigenen Server geladen. Dafür fließen keine Daten an Google.

6. Anfrageformular

Wenn Sie über das Formular anfragen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Betrieb, Name, E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Telefonnummer, weitere Angaben zu Ihrem Betrieb und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f.

Der Versand läuft über den Dienst FormSubmit (formsubmit.co), der Ihre Eingaben per E-Mail an unser Postfach bei Microsoft Outlook weiterleitet. Dabei können Daten außerhalb der EU verarbeitet werden. Sie können uns stattdessen jederzeit direkt per E-Mail schreiben. Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Nutzung der App

Mit einem Konto verarbeitet FieldPilot:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle, Betrieb und die Startadresse für Routen
  • Betriebsdaten: Kunden mit Kontaktdaten, Adressen, Notizen und Dateien, Termine und Routen, Rechnungen samt Kundenunterschrift, Fahrtenbuch, Aufgaben sowie E-Mails und Vorlagen
  • Nutzungsdaten: Einstellungen und ein Protokoll von Änderungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zugänge richten wir derzeit von Hand für Betriebe ein.

8. Standort von Mitarbeitenden

Fordert das Büro zum Beispiel bei einem Notfall den Standort an, übermittelt die App die aktuelle Position nur, wenn die betroffene Person zuvor in ihren Einstellungen zugestimmt hat. Die Zustimmung lässt sich dort jederzeit zurücknehmen.

9. Dienstleister

Je nach genutzter Funktion setzen wir ein:

  • Render (USA): Betrieb des App-Servers, Standort Frankfurt.
  • Neon (USA): Datenbank, Standort Frankfurt.
  • Google Maps (Google): Karten, Adressen und Routen. Dabei gehen Adressen und Ihre IP-Adresse an Google.
  • Photon (Komoot): Adressvorschläge bei der Eingabe. Dabei gehen Ihre Eingabe und Ihre IP-Adresse an den Anbieter.
  • OpenAI (USA): KI-Funktionen wie der Assistent. Dabei gehen Ihre Eingaben und die dafür nötigen Termin- und Kundendaten an OpenAI.
  • Google Kalender (Google): nur wenn Sie Ihren Kalender verbinden.
  • Twilio (USA): SMS an Kunden, wenn diese Funktion genutzt wird.
  • Stripe (Stripe): Zahlungsabwicklung bezahlter Pläne.
  • Amazon Web Services (USA): Speicher für hochgeladene Dateien, wenn diese Funktion aktiv ist.
  • Microsoft Outlook (Microsoft): Versand von System- und Kundenmails über frenkelsystems@outlook.com.

Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Sie stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. auf eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, soweit vorhanden. Mit den genannten Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung.

10. Cookies und Browser-Speicher

FieldPilot speichert im Browser nur, was für die Funktion nötig ist: Ihre Anmeldung, Einstellungen und Offline-Daten der App (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe-Cookies setzen wir nicht.

11. Speicherdauer

Kontodaten und Betriebsdaten speichern wir, bis das Konto gelöscht wird. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen, bleiben unberührt. Sicherungskopien beim Datenbank-Anbieter werden nach dessen Fristen überschrieben.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Ihr Konto löschen Sie selbst in den Einstellungen, für alles andere reicht eine Nachricht an die Adresse aus Abschnitt 1.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Stand: November 2026